ระบบ ERP คืออะไร? นวัตกรรมการจัดการธุรกิจที่คุณต้องรู้

ERP(Enterprise Resource Planning) คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการและวางแผนทรัพยากรภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เป็นระบบที่เชื่อมโยงฝ่ายงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการเงิน ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล และอื่น ๆ เพื่อให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนขององค์กรสามารถเชื่อมโยงและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ระบบ ERP มี 3 ประเภทหลัก ซึ่งแบ่งตามลักษณะการติดตั้ง การใช้งาน และความเหมาะสมกับธุรกิจ ดังนี้

1. On-Premise ERP ระบบ ERP ที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ซึ่งองค์กรสามารถควบคุมข้อมูลและการใช้งานได้ทั้งหมด เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูลสูง

2. Cloud-Based ERP ระบบ ERP ที่ให้บริการผ่านระบบคลาวด์ โดยผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลโครงสร้างพื้นฐานและซอฟต์แวร์ทั้งหมด ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะ SME

3. Hybrid ERP ระบบ ERP ที่ผสมผสานระหว่าง On-Premise ERP และ Cloud-Based ERP เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูล

1. SAP ERP รองรับกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อน และมีโมดูลครอบคลุมทุกส่วนของธุรกิจ เช่น การเงิน การจัดซื้อ การผลิต การขาย และการบริหารทรัพยากรบุคคล เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่

2. Oracle ERP ให้บริการผ่านระบบคลาวด์ โดยเน้นความยืดหยุ่นในการใช้งานและการอัปเดตระบบอย่างต่อเนื่อง รองรับการขยายตัวของธุรกิจได้ดี เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่

3. Infor ERP ระบบ ERP ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่น การผลิต การกระจายสินค้า และการค้าปลีก เหมาะสำหรับธุกิจขนาดเล็ก

4. Microsoft Dynamic 365 เป็น ERP ที่ผสมผสานกับ CRM รองรับการทำงานแบบเรียลไทม์และเชื่อมต่อกับ Power BI สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ERP ช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนในการทำงาน เช่น การจัดซื้อ การผลิต หรือการจัดการคลังสินค้า ส่งผลให้กระบวนการดำเนินงานเร็วขึ้น

2. ลดต้นทุนและเพิ่มผลกำไร ด้วยการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ ระบบ ERP ช่วยให้ธุรกิจมองเห็นภาพรวมของต้นทุนทั้งหมดได้ชัดเจนขึ้น ซึ่งช่วยให้สามารถวางแผนการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ข้อมูลที่แม่นยำ ช่วยเพิ่มความสามารถในการวางแผนและการตัดสินใจเนื่องจาก ERP รวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกในองค์กรแบบเรียลไทม์เช่น ยอดขาย สินค้า หรือรายจ่าย

4. ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ระบบ ERP ช่วยให้ทุกแผนกทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงถึงกันในระบบเดียว

5. รองรับทุกการเติบโตของธุรกิจ ระบบ ERP สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานมากนัก เช่น การขยายสาขา การเพิ่มสายการผลิต หรือการเข้าสู่ธุรกิจรูปแบบใหม่

• ค่าซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ สำหรับติดตั้งระบบ On-Premise หรือ ค่าบริการรายเดือน/รายปี สำหรับกรณี Cloud-Based
• ค่าปรับแต่งระบบเพื่อให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจ
• ค่าอบรมและฝึกสอนพนักงาน ให้ใช้งานระบบได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
• ค่าใช้จ่ายสำหรับการบำรุงรักษาและอัปเดตระบบ

โดยทั่วไป ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางอาจเลือกใช้ Cloud-Based ERP เนื่องจากค่าใช้จ่ายเริ่มต้นต่ำกว่า มีความสะดวกกว่าและไม่ต้องลงทุนในโครงสร้างมากนัก

• ระยะเวลาขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ
• ความซับซ้อนของกระบวนการที่ต้องการปรับแต่และจำนวนโมดูลที่ต้องการใช้งาน

โดยทั่วไปจะไปใช้ระยะเวลา 1-3 เดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและ 3 เดือนขึ้นไปสำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่

• การลดต้นทุนการดำเนินงาน ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน และลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการต่าง ๆ
• การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการตอบสนองลูกค้า
• เพิ่มรายได้จากการจัดการข้อมูลที่แม่นยำ ทำให้สามารถวางแผนและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดีขึ้น

โดยทั่วไป ROI ที่คาดหวังอาจเริ่มเห็นผลภายใน 1-2 ปี

• วิเคราะห์ความต้องการขององค์กร ว่าต้องการปรับปรุงกระบวนการใดบ้าง
• เลือกผู้ให้บริการ ERP ที่เหมาะสม โดยพิจารณาจากงบประมาณ ความยืดหยุ่น และฟีเจอร์ที่รองรับ
• วางแผนและกำหนดทีมงานเพื่อประสานงานกับผู้ให้บริการและดูแลการใช้งานระบบ