การปฏิรูปสู่ Paperless ของ กคศ. ด้วย S3 Object Storage

สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา (กคศ.) มีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการบุคลากรครูทั่วประเทศไทย อย่างไรก็ตามกระบวนการพิจารณาเลื่อนวิทยฐานะแบบดั้งเดิมที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลและแผ่นซีดีจากครูหลายแสนคนทั่วประเทศทำให้ กคส. ได้พบเจอความท้าทายมากมายไม่ว่าจะด้านประสิทธิภาพ ค่าใช้จ่าย และภาระงานที่ซ้ำซ้อน โดยเฉพาะในการจัดเก็บและจัดการเอกสารจำนวนมาก เพื่อแก้ปัญหานี้จึงริเริ่มที่จะเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดให้เป็นรูปแบบ Paperless ดังนั้น NIPA Cloud ได้นำเสนอโซลูชัน Object Storage ที่ใช้งานได้แบบ S3 ตอบโจทย์ความต้องการของ กคศ. ได้อย่างลงตัว ช่วยให้ กคส. บรรลุเป้าหมายการทำ Digital Transformation ได้ตามแผน พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกในการทำงานได้อย่างชัดเจน

ปัญหาคอขวดที่เจอมาจากเอกสารในรูปแบบกระดาษและซีดีจากครูทั้งประเทศจำนวนมาก ก่อให้เกิดปัญหาด้านโลจิสติกส์อย่างหนัก ตั้งแต่การรับ การคัดแยก การจัดเก็บ ไปจนถึงการส่งต่อ ซึ่งกระบวนการนี้ยังกินทรัพยากรทั้งแรงงานและเวลามหาศาล ด้วยความต้องการแก้ไขปัญหาข้างต้น NIPA จึงเสนอ Storage แบบ Cloud ที่มีประสิทธิภาพ คุ้มค่า และมีความยืดหยุ่นที่ กคศ.ใช้งานจริงเพียงไม่กี่เดือนต่อปี โดยความท้าทายหลักที่ต้องจัดการ ได้แก่

1. หัวใจสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ Digital Performance Appraisal (DPA) คือความสามารถในการรองรับและจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลจำนวนมหาศาลที่ครูทั่วประเทศจะส่งเข้ามา กคศ. ได้ประเมินและระบุความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนไว้ที่ 500 เทราไบต์ (TB) ซึ่งมีขนาดที่ค่อนข้างใหญ่ ดังนั้นการมีพื้นที่จัดเก็บที่เพียงและเชื่อถือได้จึงเป็นปัจจัยสำคัญ

2. ความไม่คุ้มค่าในการลงทุนในเทคโนโลยีการจัดเก็บแบบเดิมที่ลงทุนซื้อ physical storage มาดูแลเอง เช่น Storage Area Network (SAN) หรือ Network Attached Storage (NAS) ซึ่งการลงทุนซื้อระบบ SAN/NAS ที่ความจุถึง 500 TB พร้อมอุปกรณ์และลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องนั้นต้องใช้งบประมาณจำนวนมหาศาล ซึ่งเป็นข้อจำกัดสำคัญสำหรับหน่วยงานภาครัฐที่ต้องบริหารจัดการงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ

3. ต้องการพื้นที่จัดเก็บ (Storage) ที่มีความยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ตามต้องการ ระบบต้องสามารถรองรับปริมาณสูงสุดที่ 500 TB และต้องมีความยืดหยุ่นพอที่จะเพิ่มหรือลดขนาดของพื้นที่จัดเก็บ ซึ่งทาง กคศ.ใช้พื้นที่จัดเก็บจริงเพียงแค่ 250 TB เพื่อให้สอดคล้องกับปริมาณการใช้งานจริง ในรูปแบบการคิดเงินแบบ Pay-as-you-go ที่จะช่วยหลีกเลี่ยงต้นทุนของโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ได้ใช้งาน

NIPA Cloud มุ่งมั่นในการสนับสนุนและให้บริการโดยเฉพาะองค์กรภาครัฐและเอกชนที่กำลังอยู่ในช่วงของการทำ Digital Transformation โดยโซลูชันที่ NIPA Cloud นำเสนอนั้นคือ S3 Object Storage ที่มีความจุสูงถึง 1 เพตะไบต์ (PB) หรือ 1000 TB ซึ่งมี Availability Zones 3 แห่งกระจายอยู่ในประเทศไทย ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว ด้วย Latency ที่ต่ำสำหรับผู้ใช้งานในไทยอีกด้วย ทำให้สร้างความมั่นใจได้ว่า จะสามารถรองรับปริมาณข้อมูลได้อย่างแน่นอน และคุณสมบัติต่อมาที่ตอบโจทย์ คือความสามารถในการขยายระบบอย่างไร้ขีดจำกัดด้วยสถาปัตยกรรม CEPH ซึ่งเป็นระบบ Software-Defined Storage แบบ open source ที่มีความสามารถในการขยายได้อย่างมาก ดังนั้นสามารถเพิ่มหรือลดความจุของ Storage ได้ตามต้องการ

ระบบคลาวด์ที่ยืดหยุ่นของ NIPA Cloud ช่วยให้องค์กรสามารถปรับขนาดได้อัตโนมัติ ระบบสามารถขยายหรือลดทรัพยากรได้ตามความต้องการ ซึ่ง กคส. ต้องการพื้นที่จัดเก็บความจุที่ 500 TB แต่ใช้งานเพียงแค่ 10-20% ด้วยโมเดลการคิดเงินแบบ Pay-as-you-go ของเราช่วยให้ กคส. สามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและตอบสนองต่อภาระงานที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว บรรลุเป้าหมาย Digital Transformation สามารถผลักดันและนำระบบ DPA มาใช้ได้จริงตามแผน จึงช่วยให้ประหยัดงบประมาณภาครัฐได้อย่างมหาศาล มากกว่านั้นยังช่วยลดภาระงานและเพิ่มความสะดวกสบายของครูทั่วประเทศไทย นับเป็นความสำเร็จที่ตอบโจทย์ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และเป็นตัวอย่างสำคัญของการนำเทคโนโลยีคลาวด์มาประยุกต์ใช้เพื่อยกระดับการบริการภาครัฐในประเทศไทย

NIPA Cloud มีส่วนสำคัญในความสำเร็จของโครงการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ DPA ของ กคศ โดยที่ NIPA Cloud ได้นำเสนอโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของ กคศ. ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าจะเป็นการให้บริการ S3 Object Storage, ความสามารถในการขยายระบบที่ยืดหยุ่นด้วยเทคโนโลยี CEPH, รูปแบบการคิดค่าบริการตามการใช้งานจริงที่ช่วยแก้ปัญหาด้านงบประมาณได้อย่างเหมาะสม ความสำเร็จของ กคศ. ในการใช้ S3 Object Storage สำหรับระบบ DPA เป็นเพียงจุดเริ่มต้น ศักยภาพของ NIPA Cloud ยังสามารถต่อยอดและยกระดับการให้บริการภาครัฐในมิติอื่น ๆ ได้อีกมากมาย

NIPA Cloud พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจบริบทขององค์กรภาครัฐไทย และพร้อมเดินเคียงข้างในทุกก้าวของการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัลอย่างยั่งยืน