Cloud ชนะกระดาษ! พลิกโฉมภาครัฐ เพิ่มประสิทธิภาพ ระบบงานทันสมัยด้วย Cloud

ในบทความนี้พูดถึงวิธีการที่จะก้าวไปสู่การเป็นองค์กรยุคใหม่! เราจะปฏิวัติการทำงานรูปแบบเก่า ๆ ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้อย่างไร? ต้องขอเกริ่นก่อนเลยว่าในปัจจุบันหลาย ๆ องค์กรยังมีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของเอกสารอยู่ โดยเฉพาะในหน่วยงานของภาครัฐที่มีการใช้กระดาษในการดำเนินงานต่าง ๆ จำนวนมหาศาล ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองทรัพยากรเป็นอย่างมาก

แล้วหากเราอยากจะปฏิวัติการการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ๆ อยากที่จะลดการใช้กระดาษ ต้องทำยังไง?

ให้ความรู้เกี่ยวกับ Cloud พร้อม Case Study

คิดว่าหลาย ๆ คนอาจจะเคยได้ยินมาบ้างเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลบน Cloud คิดว่าเทคโนโลยีตัวนี้คือ Key หลักของการปฏิวัติองค์กร นอกจาก Cloud จะเข้ามาช่วยลดขยะจากกระดาษที่เกิดขึ้นจำนวนมหาศาลในทุก ๆ ปี สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต และช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายของเอกสารและข้อมูล

การปรับเปลี่ยนจากกระดาษ มาสู่ Cloud

หลายท่านอาจจะยังไม่ทราบว่าตอนนี้เริ่มมีองค์กรของภาครัฐบุกเบิกการปฏิวัตินี้แล้ว โดยองค์กรนี้เป็นองค์กรรัฐที่ดูแลเกี่ยวกับการประเมินตำแหน่งและวิทยฐานะข้าราชการครูทั่วประเทศไทย โดยต้องรองรับข้าราชการครูทั่วประเทศที่เข้าร่วมการประเมินจำนวนกว่า 400,000 คนต่อปี

สำหรับเคสนี้ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการประเมินจากเดิมที่ผู้เข้ารับการประเมินแต่ละคนจะใช้ CD-ROM เฉลี่ย 4-5 แผ่นต่อคนต่อปี และแฟ้มเอกสาร 400-500 หน้าต่อคนต่อปี และเมื่อการประเมินเสร็จสิ้นเอกสารทั้งหมดจำเป็นต้องถูกกำจัดทิ้ง มาเป็น ระบบการประเมินวิทยฐานะดิจิทัล (Digital Performance Appraisal : DPA) เพื่อต้องการเปลี่ยนแปลงให้องค์กรลดการใช้กระดาษในการดำเนินงานให้น้อยที่สุด

ความท้ายทายขององค์กรนี้คือการประมาณการขนาดไฟล์เอกสารของบุคลากรทั่วประเทศ เพราะหากประมาณการไว้น้อยเกินไป พื้นที่ก็จะไม่สามารถรองรับเอกสารทั้งหมดอย่างเพียงพอ หรือหากประมาณการไว้สูงเกินไป สำนักงานฯ ก็อาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น เท่ากับว่าการลงทุนทั้งหมดขององค์กรภาครัฐจะเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงมาก

อย่างเคสนี้มีการประมาณการรายเดือน ในเดือนตุลาคม 2565 ถึงเดือนกุมภาพันธ์ 2566 โครงการนี้ต้องการพื้นที่จัดเก็บขนาดรวมไม่น้อยกว่า 500 TB ซึ่งถือว่าเป็น storage ที่มีขนาดมหาศาล แต่พอทางสำนักงานฯ ใช้งานจริงในเดือนตุลาคม พบว่าใช้พื้นที่จัดเก็บเพียง 50 TB จึงได้ปรับขนาดความต้องการใช้พื้นที่ลงเพื่อเป็นการลดต้นทุน โดยปรับลดการใช้งานขนาดรวมในเดือนพฤศจิกายน 2565 ไม่น้อยกว่า 100 TB เดือนธันวาคม 2565 ไม่น้อยกว่า 150 TB เดือนมกราคม 2566 ไม่น้อยกว่า 200 TB เดือนกุมภาพันธ์ 2566 ไม่น้อยกว่า 250 TB และเดือนมีนาคมถึงกันยายน 2566 สำนักงานฯ ลดขนาดความต้องการลงเหลือเพียง 5 TB

จากขนาดการใช้งานพื้นที่จัดเก็บดังกล่าว การลงทุนซื้อเครื่องเซิร์ฟเวอร์เองทั้งหมดและจ้างพนักงานประจำเพื่อดูแล ไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสมกับโครงการนี้สักเท่าไร เนื่องจากสำนักงานฯ ต้องแบกรับค่าเสื่อมราคาต่อไปทุกปี แม้จะมีช่วงเวลาที่ใช้งานน้อยอย่างในช่วงเดือนมีนาคมถึงกันยายนก็ตาม

ดังนั้นสำนักงานฯ จึงมองหาผู้ให้บริการคลาวด์ที่สามารถตอบโจทย์ได้ทั้งเรื่องของการสามารถรองรับการจัดเก็บไฟล์ได้ทุกชนิดในปริมาณมหาศาล ไม่ต้องเสียแรงและเสียเวลาประมาณการปริมาณการใช้งานล่วงหน้าเพื่อลงทุนฮาร์ดแวร์ แต่สามารถเช่าใช้บริการ Cloud หรือ object storage ได้ทันที เมื่อโครงการเสร็จสิ้นแล้วก็สามารถคืน storage ทั้งหมดได้ และที่สำคัญที่สุดคือสำนักงานฯ มีการเลือกใช้คลาวด์ในประเทศ ที่อยู่ภายใต้กฎหมาย PDPA ทำให้มี Data sovereignty หรืออธิปไตยของข้อมูล จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เก็บไว้จะปลอดภัย ไม่รั่วไหลออกนอกประเทศ และไม่สามารถเข้าถึงได้หากไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งทรัพยากรที่สำคัญของประเทศขนาดนี้ควรอยู่ในประเทศ ไม่ควรฝากไว้บนคลาวด์ต่างชาติ เคสกรณีศึกษานี้จะเป็นตัวอย่างที่ดีมาก ๆ สำหรับองค์กรภาครัฐอื่น ๆ

ใช้บริการ Cloud อันไหนดี?

และสำหรับใครที่กำลังมองหาผู้บริการคลาวด์ที่มีคุณสมบัติดังกล่าว NIPA Cloud ตอบโจทย์คุณแน่นอน ทั้งโซลูชันด้านการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ พร้อมการ backup ข้อมูลบน object storage สะดวกและรวดเร็วในการอัปโหลด มีความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล พร้อมบริการให้คำปรึกษาและช่วยเหลือทางด้านเทคนิคตลอด 24 ชั่วโมง

อย่าลืมกดติดตามช่องทาง Podcast ของ CCC - CloudCast Central จะได้ไม่พลาดทุกการเคลื่อนไหวของเทคโนโลยีคลาวด์ที่

YouTube Chanel: NIPA Cloud

Facebook: Nipa.Cloud

TikTok: NIPA Cloud