ERP คืออะไร? และช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างไร?

ในยุคที่เทคโนโลยีมีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีและระบบบริหารจัดการทรัพยากร ทำให้องค์กรส่วนใหญ่ให้การตอบรับหรือตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีเป็นอย่างดี โดยมีการดำเนินธุรกิจด้วยการนำระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งช่วยบริหารจัดการทรัพยากรและเชื่อมโยงข้อมูลภายในองค์กร ทำให้ทุกหน่วยงานสามารถทำงานร่วมกันผ่านระบบ ERP ระบบเดียว และทำให้ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมของธุรกิจ ช่วยในเรื่องของการลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการทำกำไรให้กับองค์กรในระยะยาวอีกด้วย

ERP (Enterprise Resource Planning) คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร ที่ช่วยองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และใช้ทรัพยากรขององค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยข้อมูลทั้งหมดขององค์กรจะถูกบันทึกไว้ใน database ทำให้ฝ่ายบริหารหรือฝ่ายอื่น ๆ เห็นข้อมูล และสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที องค์กรจึงสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

ERP แบ่งออกเป็น 6 ระบบหลัก ดังนี้

1. ระบบบริหารทรัพยากรการผลิต (MRP: Material Requirement Planning) เป็นระบบที่ใช้สำหรับบริหารจัดการวัตถุดิบเพื่อจัดการ วางแผนความต้องการวัตถุดิบต่าง ๆ การตรวจสอบการขนส่งสินค้า และการจัดการคลังสินค้าในองค์กร

2. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรการเงิน (FRM : Finance Resource Management) มีการจัดการบัญชีที่แยกหมวดหมู่ สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย การเชื่อมต่อ การคำนวณรวบยอด ไปจนถึงการพัฒนาเป็นกราฟ และการแสดงผลอื่น ๆ ให้เข้าใจง่าย

3. ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM : Customer Relationship Management) มีการติดตามข้อมูลของลูกค้า และการคำนวณถึงแนวโน้มที่ลูกค้าจะซื้อสินค้าหรือบริการรูปแบบไหน

4. ระบบบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM : Supply Chain Management) มีการดูแลและควบคุมกระบวนการขับเคลื่อนของสินค้าจากการผลิตและบริการ การปรับปรุงประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน เพื่อประเมินการบริหารจัดการทรัพยากร

5. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM : Human Resource Management) ช่วยในการคัดเลือกพนักงาน ประเมินผลพนักงานหรือบุคลากรในบริษัทว่าทำงานได้ตรงตามที่ตั้งไว้หรือไม่ นอกจากการเพิ่มศักยภาพพนักงานให้สูงยิ่งขึ้นแล้ว ยังสามารถใช้กำหนดงบประมาณโดยรวมของทรัพยากรบุคคล เพื่อง่ายต่อการจัดการงบประมาณในอนาคตอีกด้วย

6. ระบบอื่น ๆ สามารถปรับแต่งให้เข้ากับธุรกิจนั้น ๆ ได้ เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ระบบการขนส่ง ระบบการบันทึกขนาดสินค้า ระบบการจำแนกสินค้า และอื่น ๆ

มีทั้งค่าใช้จ่ายในรูปแบบของ subscription รายปี และค่าใช้จ่ายในรูปแบบรอบเดียวจบ

โดยในรูปแบบของ subscription รายปี จะต้องเสียค่าบริการทุกปี ค่าบริการจะเป็นในรูปแบบต่อ 1 user และต่อ 1 module ข้อดีของการใช้ ERP ในรูปแบบ subscription คือ ราคาถูกกว่า เหมาะกับองค์กรที่ยังมีพนักงานไม่มากนัก และมีการใช้เพียงไม่กี่ระบบ และค่าใช้จ่ายในรูปแบบรอบเดียวจบ คือ แบบไม่จำกัด user ถึงแม้จะมีพนักงานมาก แต่จะไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม สามารถปรับแต่งให้เข้ากับระบบการทำงานขององค์กรได้ แต่ด้วยความที่เป็นในรูปแบบการลงทุนรอบเดียวจบ ราคาจะสูงกว่าในรูปแบบ subscription รายปี

บทบาทของ ERP นั้น คือ เข้ามาช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะสภาพธุรกิจที่มีขนาดใหญ่และมีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง ถ้าไม่มีระบบข้อมูลในการจัดการที่ดี อาจจะมีโอกาสที่จะเกิดปัญหา ดังนั้น ควรมีเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ที่จะสามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยซอฟต์แวร์ ERP ที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น

SAP — ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กร ที่สร้างขึ้นสำหรับองค์กรที่เป็นของอุตสาหกรรมต่าง ๆ เพื่อรองรับและรวมพื้นที่ทำงานของกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การขายและการจัดจำหน่าย การเงินการบัญชี การบริหารงานบุคลากร การผลิต การวางแผนการผลิต การจัดหาสินค้า บริการขนส่งโลจิสติกส์ และการจัดการคลังสินค้า

Oracle — ระบบการจัดการฐานข้อมูล สามารถจัดการขนาดฐานข้อมูลขนาดใหญ่และแอปพลิเคชัน มักใช้สำหรับงานต่าง ๆ เช่น การทำธุรกรรมออนไลน์ดำเนินการคลังข้อมูล

ข้อดีของการขึ้นคลาวด์ ได้แก่

1. รองรับการเติบโตในอนาคตได้โดยที่ไม่ต้องคาดการณ์ทรัพยากรในอนาคต เพราะคลาวด์สามารถขยายหรือลดขนาดการใช้งานได้ และมีการเก็บค่าบริการตามการใช้งานจริง โดยไม่ต้องลงทุนครั้งเดียวแบบก้อนใหญ่

2. เรื่องของความเสี่ยง ไม่ต้องห่วงว่าจะเกิดข้อมูลสูญหาย น้ำท่วม หรือไฟดับ กล่าวคือ มี redundancy ที่ดีกว่า มีความเสถียรกว่า รวมถึงมีระบบดูแลรักษาความปลอดภัยที่ออกแบบมาอย่างดี และมีผู้เชี่ยวชาญดูแลตลอด 24 ชั่วโมง

3. การใช้คลาวด์จาก NIPA Cloud ซึ่งเป็นคลาวด์ในประเทศ (local cloud) ราคาจะต่ำกว่าการใช้คลาวด์จากต่างประเทศ เช่น AWS และรองรับ 100% PDPA อีกด้วย