Zoom Rooms พลิกโฉมห้องประชุมให้กลายเป็น Smart Workplace ด้วยอุปกรณ์ที่ทันสมัย

เบื่อไหมกับการประชุมแบบเดิม ๆ ที่ต้องอยู่ในห้องสี่เหลี่ยมขนาดเล็ก ทุกอย่างดูตึงเครียด และแย่ไปกว่านั้น ผู้เข้าประชุมต้องมานั่งในห้องเพราะอาจจะขาดเรื่องสำคัญที่ควรรู้ หรือซ้ำร้าย คนที่อยู่ในห้องประชุมเองก็ยังรับสารไม่ครบด้วยปัจจัยต่าง ๆ

แม้จะเกิดโชคร้ายจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 แต่ก็ถือว่ามีโชคดีที่เกิดขึ้นในโชคร้ายดังกล่าว เนื่องจากสถานการณ์นี้เองที่เป็นสารเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงการทำงานในออฟฟิศแบบองค์รวมที่เรียกว่า new normal หรือ smart workplace/smart office ซึ่งได้เปลี่ยนคัลเจอร์การทำงานขององค์กรทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็น การทำงานจากทางไกลหรือไฮบริด การประชุมบน video conference และการจัดงานสัมมนาแบบ webinar ปัจจัยนี้เองที่ทำให้ Zoom แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์สุดล้ำนี้ได้รับความนิยมสูงและเป็นที่ยอมรับจากทั่วโลก

นอกจาก Zoom จะให้บริการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์อย่าง Zoom Meetings การจัดงานสัมมนาออนไลน์อย่าง Zoom Webinars และการจัดงานอีเวนต์ขนาดใหญ่อย่าง Zoom Events แล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้การประชุมออนไลน์เหล่านี้ก็คือ ‘สถานที่’ และ ‘สิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุม’ Zoom เล็งเห็นความสำคัญดังกล่าว จึงได้ให้บริการที่ช่วยอำนวยความสะดวกการประชุมออนไลน์อย่าง Zoom Rooms บทความนี้จึงอยากพามาเจาะลึกถึงหน้าที่และประโยชน์ของบริการนี้ให้ทุกคนได้รู้ทั่วกัน

Zoom Rooms คือ พื้นที่ทำงานสมัยใหม่ที่ออกแบบมาให้ตอบโจทย์การทำงานแบบไฮบริด โดยมอบการประชุมออนไลน์คุณภาพระดับ HD มาสู่คุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ออฟฟิศ ห้องเรียน บ้าน หรือร้านกาแฟ คุณก็จะรู้สึกราวกับกำลังปฏิสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้เข้าร่วมที่อยู่ในห้องประชุม นอกจากนี้ Zoom Rooms ยังมีฟีเจอร์มากมาย ทั้งการเริ่มการประชุม การจองห้อง การดูจำนวนผู้เข้าประชุม และการแชร์คอนเทนต์ ที่จะสร้างบรรยากาศ smart office ให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า Zoom Rooms นั้นเป็นบริการที่เน้นการอำนวยความสะดวกการประชุมออนไลน์ เพราะฉะนั้น บริการนี้จะเน้นไปที่การใช้ฮาร์ดแวร์คุณภาพเยี่ยมและฟีเจอร์สุดเจ๋งเข้ามาช่วยสร้างบรรยากาศของ smart office ส่วน Zoom Meetings นั้นจะเป็นบริการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่ทำให้การประชุมทางไกลนั้นราบรื่นนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม การที่จะทำให้ออฟฟิศขององค์กรเป็นออฟฟิศแบบ smart workplace ได้นั้น อาจจะต้องใช้ทั้งสองบริการควบคู่กัน เนื่องจากบริการทั้งสองเป็นบริการที่ออกแบบมาให้เกื้อกูลกันและกัน ดังนั้น ทั้ง Zoom Rooms และ Zoom Meetings จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะมาช่วยให้องค์กรจัดประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

Zoom เห็นความสำคัญของการประชุมแบบไฮบริด และต้องการให้ผู้เข้าประชุมทางไกลนั้นมีบทบาท เห็น ฟัง และสื่อสารกับผู้เข้าประชุมในห้องอย่างเท่าเทียม จึงได้พัฒนาฟีเจอร์ Intelligent Director ด้วยเทคโนโลยี AI ที่สามารถจับใบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุมในห้องแล้วแบ่งเป็นจอ ๆ ได้อย่างชาญฉลาด ไม่ว่าจะเป็นมุมไหนของห้อง อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ระดับโลกจาก AVer, Poly, Yealink, Neat และ Logitech จะช่วยให้คุณประชุมแบบไฮบริดได้แบบสมาร์ท

ฟีเจอร์นี้ออกแบบมาให้คุณสามารถจองพื้นที่ทำงานได้อย่างยืดหยุ่น ซึ่ง Workspace Reservation สามารถจองได้ทั้งพื้นที่ open desk อุปกรณ์ Zoom แบบส่วนตัว หรือ Zoom Phone

ฟีเจอร์ Smart Gallery นำเทคโนโลยี AI มาใช้ในการจับใบหน้าผู้เข้าร่วมประชุมในห้องด้วยกล้องเพียง 1 ตัว และสตรีมภาพขึ้น video conference ได้มากสุดถึงหกคนในเวลาเดียวกัน เพื่อแสดงภาพผู้เข้าร่วมในห้องประชุมกับผู้เข้าร่วมทางไกลได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมทางไกลรู้สึกเหมือนได้ปฏิสัมพันธ์แบบ face-to-face ได้มากกว่าเดิม

ฟีเจอร์นี้จะจัดตั้งตู้คีออสก์ที่มีหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับเสมือนไว้ตามจุดต่าง ๆ ที่พนักงานต้อนรับควรจะอยู่หรือตามที่องค์กรต้องการ ไม่ว่าจะเป็น ออฟฟิศ โรงแรม ล็อบบี้ และสถานที่อื่น ๆ โดยคุณสามารถปรับแต่งข้อมูลให้สอดคล้องกับแบรนด์ สภาพแวดล้อง หรือวัตถุประสงค์ในการใช้งานได้ตามต้องการ

Zoom Rooms สามารถใช้งานได้ผ่านอุปกรณ์มือถือหรือแล็ปท็อปส่วนตัวได้ คุณสามารถเริ่ม หยุด และควบคุมการประชุมได้ตามต้องการโดยไม่จำเป็นต้องควบคุมผ่านคอนโทรลเลอร์ที่ใช้ร่วมกันในห้อง

ฟีเจอร์ Scheduling Display คือฟีเจอร์การจองห้องประชุมที่รวมอยู่ใน Zoom Rooms ทุกแพ็กเกจ ซึ่งมาช่วยให้การจองห้องประชุมง่ายและสมาร์ทขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถดูจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ดูตารางการประชุมถัดไป หรือจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว

คุณไม่จำเป็นต้องสัมผัสคอนโทรลเลอร์ที่ใช้ร่วมกันในห้องประชุมอีกต่อไป ด้วยฟีเจอร์คำสั่งเสียงหรือ Voice Commands ที่พัฒนาขึ้นนี้ โดยได้มีการขยายชุดคำสั่งและรองรับแพลตฟอร์มฮาร์ดแวร์เพิ่มมากขึ้น เพิ่มความสะดวกสบายยิ่งกว่าเดิมเมื่อใช้งาน Zoom Rooms

อีเวนต์และการประชุมเสมือนนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาความสัมพันธ์ธุรกิจระหว่างช่วงระบาดของโควิด-19 อย่างไรก็ตาม โฮมออฟฟิศอาจจะไม่ได้มีความเป็นส่วนตัวหรือภาพและความรู้สึกมืออาชีพเสมอไป ซึ่งวิทยากรในงานนั้นต้องพึ่งพาการนำเสนอที่สมบูรณ์แบบ และผู้เข้าร่วมเสมือนอาจต้องการประสบการณ์งานอีเวนต์ที่ดื่มด่ำมากกว่าสภาพแวดล้อมที่บ้าน

Radisson Hotel Group ออกแบบวิธีการใช้ Zoom แบบใหม่ที่ช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์คิดใหม่เกี่ยวกับการประชุมและสัมมนาขององค์กรขนาดใหญ่ว่าเป็นงานอีเวนต์แบบไฮบริด Zoom Rooms มอบระบบห้องประชุมแบบออลอินวันที่ไม่ยุ่งยาก ณ สถานที่จัดการประชุมของ Radisson Hotel Group ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมตัวกันเป็นกลุ่มเล็ก ๆ ที่มีการเว้นระยะห่างทางสังคม และเชื่อมต่อกันด้วยวิดีโอไปยังสถานที่จัดประชุมผ่านดาวเทียมอื่น ๆ ได้ในคลิกเดียว

National Australia Band หรือธนาคารแห่งชาติออสเตรเลีย ใช้ Zoom Rooms เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานพร้อมกับพัฒนาประสบการณ์การทำงานร่วมกัน

ธนาคารแห่งชาติออสเตรเลีย (NAB) ผู้ริเริ่มชั้นนำในอุตสาหกรรมบริการการเงินระดับโลก องค์ประกอบสำคัญของดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันของ NAB มุ่งเน้นการอัปเดตเทคโนโลยีเดิมและปรับใช้กลยุทธ์ multi-cloud และ cloud-first ขณะเดียวกันก็รักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด

Trent Harris หัวหน้าฝ่ายความร่วมมือและการสื่อสารแบบครบวงจรของ NAB กล่าวว่า “ประโยชน์ของ Zoom ก็คือช่วยให้เราเพิ่มการลงทุนที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ เรามี [ห้องประชุม] 500 ห้อง และการมีส่วนร่วมจำนวนมากใน Zoom Meetings ของเรายังคงเกิดขึ้นจากห้องเหล่านั้น และมันก็เป็นประสบการณ์ที่ดีกว่าที่เคยเป็นมา”